Principes de comptabilité dans YUZER

YUZER comprends un module de pré-comptabilité et créé les enregistrements comptables de vos documents à partir de votre plan comptables et de règles de ventilation.

Chaque document généré est automatiquement passé en comptabilité sur base des règles que vous avez définies.

Paiements/encaissements

YUZER traite l'ensemble des enregistrements de paiements de manière identique en comptabilité, que ceux-ci soient ou non liés à une caisse, en effet tous les documents permettant de justifier d'un paiement, qu'il soit passé ou non par le module de vérification de caisse de YUZER génèrent immédiatement un enregistrement comptable.

Avances, arrhes et acomptes

Il existe plusieurs modalités de paiements d'avances qui ont des implications juridiques et comptables différentes.

• Avance: Une avance est une somme versée en amont d'une prestation sans précision spécifique. Elle est juridiquement traitée comme des Arrhes.
• Arrhes: Les arrhes sont une partie de la somme que vous versez d'avance pour l'achat d'une marchandise ou d'une prestation de services. Vous ou le professionnel pouvez revenir sur votre engagement, c'est-à-dire que vous n'êtes pas obligé d'aller jusqu'au bout de la vente.
• Acomptes: Un acompte est, comme des arrhes une partie de la somme versée d'avance pour l'achat d'une marchandise ou prestation, cependant celle-ci présente juridiquement un engagement fort imposant aux deux parties d'aller au bout de la transaction. Les Acomptes, contrairement aux avances et arrhes doivent faire l'object d'une facture d'acompte qui impose une collecte de TVA immédiate sur le montant perçu.

Etant donné le léger flou qui entoure la notion d'avances et la solidité juridique des arrhes, YUZER ne traite que les arrhes et les acomptes. Vous pouvez configurer le type d'avance que vous souhaitez enregistrer par défaut en fonction du type de panier et type de client.

Vérification de caisse et impacts comptables

Le module de vérification de caisse de YUZER permet aux équipes de valider:

• Que tous les paiements effectués ont bien été enregistrés dans YUZER
• Que le montant espèce, le cas échéant, est bien celui attendu
• La déclaration de remises d'espèces ou autre actions externes à YUZER justifiant d'un écart dans le montant de caisse.

C'est les déclarations d'éléments externes qui entrainent des enregistrement comptables. La clôture de caisse n'entraine aucune écriture comptable pour les paiements interne à YUZER étant donnés que ceux-ci sont passés immédiatement en comptabilité.

Les documents justificatifs

Yuzer traite plusieurs documents justificatifs

Tickets de caisses

Les tickets de caisses sont les seuls documents qui peuvent-être édités sans contrepartie connue (à travers l'utilisation du "client de passage"). Ils permettent l'enregistrement d'une vente de pièces (sans main d'oeuvre ni produits identifiés) et du paiement qui solde celle-ci dans un même et unique document.

Il est possible de générer un ticket de caisse pour un client connu dans le cadre d'une vente comptoir, même si une facture peut-être préférable dans ce cas.

Justificatifs de paiement

Un justificatif de paiement est édité pour tout paiement qui n'est pas directement rattaché à un ticket de caisse ou une facture. Les justificatifs peuvent-être:

• Justificatif de pré-autorisation, seulement pour les terminaux YUZER PAY. Ceux-ci n'impliquent aucun passage en comptabilité puisqu'aucun flux bancaire n'est réellement effectué.
• Un paiement d'arrhes (les paiements d'acomptes sont toujours enregistrés sur une facture d'acompte dans YUZER 5 et jamais sur un justificatif de paiement)
• Un paiement d'une facture existante.

Factures d'acomptes

Si vous avez spécifié un acompte sur le bon de commande d'un produit, YUZER vous proposera l'édition d'une facture d'acompte. Comme précisé ci-dessus, la prise d'un acompte scelle la vente de manière définitive pour les deux parties.

Celles-ci sont surtout intéressante dans le cadre des ventes B2B et permettent à votre client de récupérer immédiatement la TVA liée à l'acompte le cas échéant.

Factures

La facture est le document permettant d'établir la vente. Elle peut-être enregistrée avec ou sans paiements associés.

Si elle est enregistrée avec un paiement elle peut générer une ou deux écritures comptable en fonction de vos paramètres de comptabilité. Si "une seule écriture par document" est cochée alors une écriture qui contiendra les lignes de vente et de paiement sera générée et inscrite dans le journal de vente.

Dans le cas contraire, que nous ne recommandons pas, plusieurs écritures seront générées, une dans le journal de vente puis une dans les journaux associés aux moyens de paiements.

Bon d'achat (reprises de produits identifiés)

Il permet d'acter l'achat d'un produit identifié (véhicule etc.) à un tiers. Il permet également dans le cas d'une LOA de spécifier le montant de LOA racheté au nom du client.

Clôture de caisse

Le document de clôture de caisse est un document de contrôle qui, depuis YUZER 5 n'enregistre pas en comptabilité les paiements associés. Il peut néanmoins enregistrer une écriture dans le cas ou des encaissements ou décaissements justifiés par des documents externes sont enregistrés (remise en banque, facture d'achat de café payé via la caisse) etc.

Facture d'achat

YUZER vous permet d'enregistrer vos factures d'achat afin de

• Bénéficier des mêmes capacités de ventilations comptables que pour vos ventes
• Valider les prix de vos réceptions et garantir un PAMP cohérent.

Flux de comptabilité

YUZER traite automatiquement le passage de toute pièces générées dans le module de pré-comptabilité de YUZER. Cependant, lors de votre mise en place, un ensemble de paramètres nécessiterons d'être bien validés par vos équipes pour garantir que les écritures comptables sont bien conformes à vos attentes.

Quel que soit votre configuration, YUZER offre une vue claire sur le statut de chaque document ainsi que sur les écritures générées afin de garantir un suivi optimal.

Votre document peut posséder plusieurs statut comptable:

• Aucun: le document n'a pas d'impact comptable. C'est le cas d'un bon de commande ou ordre de réparation par exemple.
• En attente: le traitement comptable du document n'est pas encore commencé. Cela peut-être le cas lorsqu'un document vient d'être généré ou en cas de non activation du passage automatique des documents (cf. ci-dessous)
• En cours de traitement: le traitement a été entamé mais n'est pas complété.
• Traité: le document a été correctement converti en écritures qui sont dans les écritures à valider pour vérification manuelle.
• Traité avec erreur: le document n'a pas pu être converti en écritures. Cela dénote un problème dans votre configuration de ventilation entraînant l'impossibilité de déterminer les comptes cibles pour le document.
• Rejeté: le document a été converti en écritures dans le journal en attente puis rejeté par un utilisateur, ce statut est équivalent à En attente et un opérateur doit re-passer le document en comptabilité après avoir corrigé les règles.
• Validé: le document a correctement généré ses écritures qui ont été inscrites dans le journal.
• Synchronisé: les écritures du journal correspondant au document on été synchronisées dans un système comptable externe automatiquement connecté par API à YUZER (comme Pennylane par exemple)

Les paramètres suivants, présents dans la section Auto validation des Paramètres de comptabilité vous permettent d'influer sur le traitement par YUZER du flux de comptabilité:

• Validation automatique pour la comptabilité des caisses: suite à un arrêté de caisse le flux
• Passage automatique des ventes et achats en comptabilité: pour tout autre document généré le flux passe de
• Validation automatique des écritures à valider

Mis à jour le : 28/02/2026